Cách triển khai đào tạo và xây dựng giảng viên nội bộ của VDC

Nói chung là tôi thích thứ 7 và chủ nhật. Thích không phải vì được nghỉ ngơi mà được làm thêm 1 số thứ mình thích. Và đọc là một trong những thứ đó. Tình cờ vào site của nhóm HRD in VietNam, tôi thấy có 1 số bài viết khá hay. Tôi chưa rõ HRD = Human Resourecs Department hay Human Resources Development. Đọc các bài viết thì dường như tập trung vào chủ đề đào tạo. Vốn tính tò mò nên ngoài chuyện đọc các bài viết hay tôi còn tìm hiểu về nhóm. Nhìn vào cách thức hoạt động, viết bài, hình ảnh thì tôi đoán: HRD phát triển từ nhóm Mến Sách (nhóm các anh chị em thích đọc sách trong cộng đồng Nhân sự Hà Nội). Cách thức hoạt động có thể tóm tắt là: 1 số anh chị em thân với nhau ngồi lại. Sau đó sẽ đến nhà nhau chơi, tiện thể tổ chức offline luôn. Khi nhóm phát triển sẽ cùng tìm địa điểm cafe hoặc địa điểm được tài trợ nào đó để tổ chức các hoạt động lớn hơn. Các thành viên sẽ phải cùng đóng góp bài viết để phát triển website chung của nhóm. Câu lạc bộ hay nhóm nào phát triển từ Mến Sách ra đều có đặc trưng tương tự như vậy (Ví dụ như Hrulsa. Đây là câu lạc bộ nhân sự dành cho các bạn sinh viên trường Lao động Xã hội. CLB được thành lập với nòng cốt và sự hỗ trợ từ các thành viên Mến Sách). Tôi chưa thấy nhóm có bài viết cảm nhận sách. Nhưng đoán là sẽ có. : )

HRD in VietNam được thành lập từ tháng 1/2015. Các thành viên dường như đều là nhóm Mến Sách nhưng có vẻ được chọn lọc hơn. Tôi đã chứng kiến khá nhiềm nhóm, clb Nhân sự ở Hà Nội cũng như trong cả nước được thành thập. Nhiều nhóm phát triển và nhiều nhóm không. Nhìn những nhóm không phát triển, tôi đều lấy làm tiếc. Tiếc cho nhóm và cho cả cộng đồng HR. Cộng đồng của chúng ta có phát triển hay không dựa trên sự phát triển của những cá nhân và nhóm, clb. Cá nhân, nhóm, clb có đi lên thì cộng đồng mới đi lên được.

Vì thế, tôi hi vọng và chúc nhóm luôn duy trì và phát triển.

Xin được giới thiệu bài viết tôi thấy đang là hay nhất trên site của HRD in VietNam: [HRD_Note2] Sáng Kiến: “Triển khai phương pháp đào tạo nội bộ và xây dựng đội ngũ giảng viên nội bộ tại Công ty VDC”, Vân Hương ( Đọc cả bài sẽ thấy toát lên cái ý: Cách triển khai đào tạo và xây dựng giảng viên nội bộ của VDC nên tôi dùng nó là tiêu đề cho bài viết của tôi. ) Bài viết này của chị Vân Hương - cựu trưởng phòng Hành Chính Nhân sự của VDC.

Sáng Kiến: “Triển khai phương pháp đào tạo nội bộ và xây dựng đội ngũ giảng viên nội bộ tại Công ty VDC”
– Vân Hương –

Là những người làm công tác nhân sự, ai cũng hiểu tầm quan trọng của đào tạo nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh sự phát triển mạnh của các cơ sở đào tạo bên ngoài ngày một chuyên nghiệp hơn và hiệu quả hơn, mô hình đào tạo nội bộ tại các doanh nghiệp cũng đang được chú trọng.

  • Lý do của việc cần phải đẩy mạnh việc đào tạo nội bộ, xây dựng đội ngũ giảng viên nội bộ và xây dựng văn hóa học tập trong doanh nghiệp

Có thể thấy, những lý do khiến nhà lãnh đạo, quản lý và những người làm công tác nhân sự quan tâm nhiều hơn đến công tác đào tạo trong nội bộ doanh nghiệp đó là:

  • Hiện nay, các chương trình đào tạo bên ngoài dàn trải, phát triển mang tính thương mại hóa và tính hiệu quả thu được sau đào tạo chưa cao, chưa sát với thực tế, chưa sát với yêu cầu của doanh nghiệp và cá nhân.
  • Một số đơn vị đào tạo chuyên nghiêp và hiệu quả thường đi đôi với việc chi phí đào tạo là khá lớn, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong bối cảnh nền kinh tế còn nhiều khó khăn.
  • Khi có khó khăn trong kinh doanh, ngân sách đào tạo bị cắt giảm đầu tiên, làm gián đoạn các kế hoạch phát triển nhân sự.
  • Cán bộ công nhân viên của Công ty có nhiều nhân sự có kinh nghiệm, có năng lực, kiến thức chuyên môn sâu và có Phương pháp đào tạo tốt, bao gồm cả Ban lãnh đạo, các cán bộ quản lý cấp trung và những CBCNV có kinh nghiệm.
  • Việc trực tiếp đào tạo cho CBCNV của mình sẽ sát với yêu cầu thực tế, yêu cầu công việc và nắm được khoảng năng lực, kiến thức còn thiếu so với yêu cầu công việc để đào tạo bù đắp và bổ sung kiến thức.
  • Vậy đào tạo nội bộ là gì?

Đào tạo nội bộ là hình thức đào tạo trực tiếp thông qua công việc hàng ngày, hoặc do nội bộ Công ty tự tổ chức, biên soạn giáo trình, sử dụng giảng viên nội bộ để trực tiếp đào tạo cho CBCNV của đơn vị mình.
Giảng viên là các CBCNV có trình độ, năng lực chuyên môn, kỹ năng, kiến thức tốt, có kinh nghiệm trong công việc, có kinh nghiệm trong giảng dạy, truyền đạt và giao tiếp.
Học viên là cán bộ công nhân viên của Công ty được cử tham gia một khóa học nào đó với tư cách là người được đào tạọ
Phân biệt giữa đào tạo nội bộ và triển khai công việc theo chức năng: Để hiểu rõ hơn khái niệm đào tạo nội bộ, chúng ta cần phân biệt với triển khai công việc theo chức năng. Thực chất, việc triển khai công việc theo chức năng là việc hướng dẫn các đơn vị, các CBCNV các công việc, nghiệp vụ chung theo chức năng mà các đơn vị cần thực hiện, ví dụ: hướng dẫn triển khai kê khai thuế (đối với phòng kế toán tài chính); hướng dẫn sử dụng phần mềm quản trị nội bộ (đối với các đơn vị kỹ thuật)..v.v.

  • Đối tượng đào tạo

Việc đào tạo nội bộ sẽ tập trung vào 2 nhóm đối tượng chính như sau:

  • Đối tượng đào tạo là nhân viên:

+ Cán bộ công nhân viên mới tuyển dụng (tuyển dụng sau thử việc và tuyển dụng chính thức)
+ Cán bộ công nhân viên hiện tại đang công tác (khối kinh doanh, khối kỹ thuật và các khối khác)

  • Đối tượng đào tạo là cán bộ quản lý cấp trung

+ Cán bộ quản lý cấp trung mới được bổ nhiệm vị trí quản lý (trưởng nhóm, phó phòng, trưởng phòng)
+ Cán bộ quản lý cấp trung đương nhiệm.

  • Quy trình thực hiện
TT Nội dung Thời gian Đơn vị/ bộ phận
1 Xác định nhu cầu đào tạo: tổng hợp nhu cầu từ các đơn vị, các cá nhân theo form mẫu hướng dẫn. Tháng 10 của năm trước Tất cả các bộ phận thực hiện
Tổng hợp, lập kế hoạch Tháng 11 Bộ phận Đào tạo
Xác định hình thức đào tạo: dựa trên tổng hợp nhu cầu, bộ phận đào tạo đánh giá và xác định hình thức đào tạo bên ngoài hoặc đào tạo nội bộ, trình riêng Phương án đào tạo nội bộ trong năm để các giảng viên và học viên lên kế hoạch Tháng 11 Bộ phận Đào tạo
Xem xét, phê duyệt Tháng 12 Lãnh đạo Công ty
Tổ chức triển khai: thông báo kế hoạch đến tất cả các bộ phận, tổ chức thực hiện theo kế hoạch đã đề ra. Các bước tổ chức thực hiện cho giai đoạn đầu còn bao gồm:
-Đào tạo cho giảng viên theo chương trình Train the Trainer.
-Chuẩn hóa tài liệu đào tạo theo các Module.
-Tổ chức thực hiện (tham khảo tài liệu đính kèm)
Theo thời gian trong bản kế hoạch Bộ phận đào tạo
Các giảng viên
Các đơn vị cử học viên theo từng khóa
Báo cáo, đánh giá:
Đánh giá tài liệu đào tạo
– Đánh giá giảng viên
– Đánh giá kết quả của học viên
– Đánh giá hiệu quả công việc sau đào tạo.
– Đánh giá công tác tổ chức chương trình
-Sau mỗi khóa đào tạo
-Đánh giá cuối năm
Bộ phận đào tạo
Lãnh đạo Công ty
Khảo sát của học viên
Xử lý kết quả đánh giá
Thực hiện điều chỉnh sau đánh giá
Cuối năm, tháng 11 Bộ phận đào tạo Giảng viên
Nhu cầu cải tiến (nếu có) và kế hoạch tiếp theo Cuối năm, tháng 11 Bộ phận đào tạo Giảng viên
  • Nội dung đào tạo
TT Nhóm đối tượng Nội dung Thời gian/
tần suất
Mục tiêu khóa học
1 CBCNV mới tuyển dụng (ký hợp đồng lao động thử việc) Module “Newcomer_ start” 
– Văn hóa VNPT, văn hóa VDC
– Sản phẩm dịch vụ của Công ty
– Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Công ty và đơn vị bộ phận.
– Các nội quy, quy định của Công ty.
– Tham quan các đơn vị làm việc tại công ty và giới thiệu các bộ phận.
-Ngay khi bắt đầu thử việc tại Công ty, quy mô tại từng trung tâm
Thời lượng: 1 ngày (2 buổi, mỗi buổi 3 tiếng)
Tổng số khóa đào tạo: phụ thuộc vào đợt tuyển dụng mới
Hướng dẫn hội nhập đối với nhân sự mới.
2 CBCNV mới tuyển dụng (ký hợp đồng lao động chính thức) Module “Welcome newcomer”
– Kỹ năng giao tiếp, thuyết trình, xây dựng hình ảnh cá nhân (giao tiếp qua email, giao tiếp qua điện thoại, kỹ năng lắng nghe)
– Kỹ năng làm việc nhóm.
– Kỹ năng lập kế hoạch công việc, quản lý thời gian hiệu quả.
– Tự phát triển bản thân, tự lãnh đạo bản thân.
– Team building (gắn kết nhân viên mới)
Tổng số khóa đào tạo: tùy số lượng nhân viên mới tuyển theo đợt, đào tạo cho CBCNV sau tuyển dụng, ký hợp đồng lao động chính thức trong 6 tháng gần nhất ở quy mô Trung tâm.
Thời lượng:
4 buổi (tương đương 2 ngày)
Tổ chức team building 1 buổi và giao lưu.
-Gắn kết nhân viên mới với tổ chức, với đồng nghiệp.
-Trang bị những kỹ năng cơ bản cho sự khởi đầu công việc.
3 Cán bộ quản lý cấp trung mới được bổ nhiệm, giao nhiệm vụ Module “New manager”
Phần 1: Xác định nhiệm vụ của quản lý cấp trung
– Thay đổi quan điểm
– Định hướng, chiến lược, quan điểm điều hành, quản lý của Công ty (Trung tâm)
– Vai trò, chức năng, nhiệm vụ của Quản lý cấp trung tại Công ty/ Trung tâm
Phần 2: Thiết lập mục tiêu của bộ phận / đơn vị / nhóm
– Lập kế hoạch và quản lý công việc của bộ phận
– Xác định mục tiêu và nhiệm vụ của nhóm
– Giao việc, phân quyền
Phần 3: Xây dựng mục tiêu cá nhân và cam kết trách nhiệm
– Xác định mục tiêu cá nhân
– Thảo luận mục tiêu và cam kết thực hiện
– Kế hoạch phát triển năng lực cá nhân
– Kèm cặp, huấn luyện
– Tạo động lực làm việc
-Tổng số khóa đào tạo: 3 khóa (1 năm 1 lần quy mô toàn Công ty, phân chia theo vùng miền. (như vậy sẽ tổ chức 3 đợt tại 3 miền do giảng viên của Công ty trực tiếp giảng dạy))
-Thời lượng: 2 ngày (4 buổi)
-Xác định và hiểu rõ nhiệm vụ của quản lý cấp trung và xác định năng lực lãnh đạo dựa trên định hướng chiến lược của VNPT, VDC là những yêu cầu tất yếu để thành công với vai trò quản lý.

-Làm rõ vai trò đóng góp của bộ phận và trách nhiệm đối với công ty.
-Liên kết mục tiêu của bộ phận với mục tiêu cá nhân.
-Chia sẻ kinh nghiệm cơ bản trong quản lý.

Nâng cao năng lực quản lý và Lãnh đạo cho cán bộ quản lý cấp trung Module “Leadership and Management” tầm nhìn và chiến lược; chia sẻ mục tiêu nhóm; tạo động lực; dẫn dắt sự thay đổi…
Phần 1: Thực hiện chiến lược
– Hiểu về tầm nhìn và chiến lược
– Xác định mục tiêu của bộ phận
– Tạo ra sức mạnh tổng hợp giữa các bộ phận
– Phát huy những điểm mạnh trong việc thực hiện nhiệm vụ của bộ phận
Phần 2: Giao tiếp “win-win”
– Giao tiếp
– Hành vi quan sát
– Chia sẻ
– Đưa ra yêu cầu
– Kỹ năng phỏng vấn
Phần 3: Tạo động lực, dẫn dắt sự thay đổi
– Tạo động lực làm việc
– ẫn dắt sự thay đổi theo yêu cầu của tổ chức.
-Tổng số khóa đào tạo: 3 khóa
-Tổ chức 1 năm 1 lần quy mô toàn Công ty, phân chia theo vùng miền.
-Thời lượng: 2 ngày (4 buổi)
-Làm rõ vai trò của quản lý cấp trung
-Hiểu được về tầm nhìn, chiến lược của Tập đoàn, của Công ty, từ đó xác định những nhiệm vụ cốt lõi của bộ phận
-Tìm hiểu làm cách nào để giao tiếp thành công trong các tình huống khó khăn.
  • Các bước thực hiện một khóa học nội bộ
TT Nội dung Chi tiết Thời gian
Trước khóa học
1 Khảo sát Trao đổi với giảng viên về kế hoạch Trước 1,5 tháng
Khảo sát nhu cầu đào tạo và năng lực của học viên Trước 1,5 tháng
 2 Lên kế hoạch chi tiết Lên kế hoạch chi tiết mục đích, ý nghĩa, đối tượng, thời gian, nội dung khóa học Trước 1 tháng
Lên danh sách học viên Trước 1 tháng
 3 Trình phê duyệt Làm tờ trình phê duyệt kế hoạch, chi phí Trước 1 tháng
 4 Thông báo Thông báo trước cho các trưởng đơn vị
Thông báo trực tiếp cho học viên
Trước 2 tuần
 5 Công tác chuẩn bị Tài liệu giảng dạy, game show phục vụ bài giảng, nội dung khai mạc , nội dung bế mạc (phiếu đánh giá, khảo sát, tổng kết lớp học, trao chứng chỉ, chụp ảnh lưu niệm, kế hoạch liên hoan đối với các lớp cần hội nhập, giao lưu…) Trước 1 tuần
Tài liệu cho học viên: công tác in ấn, photo theo số lượng học viên Trước 1 tuần
Tài liệu cần in khác: Phiếu khảo sát, bài kiểm tra, chứng chỉ, danh sách học viên… Trước 2 ngày
Chuẩn bị văn phòng phẩm và đồ dùng hỗ trợ khác Trước 2 ngày
Chuẩn bị tea break cho khoá học Trước 2 ngày
Trong khoá học
 1 Chuẩn bị Nước, tea break, văn phòng phẩm, kê bàn ghế, màn chiếu, máy chiếu, các trang thiết bị khác…
 2  Khai mạc Phát biểu khai mạc (người phát biểu), phân công các ban hỗ trợ lớp học .
 3  Giảng dạy Giảng dạy theo chương trình, xen kẽ game show.
 4  Kết thúc Bài kiểm tra cuối khóa
Trao chứng nhận
Chụp ảnh, ghi lại hình ảnh lớp học
Sau khoá học
1 Tổng hợp phiếu đánh giá
 2 Làm báo cáo khóa học
 3 Tổng hợp, đánh giá, rút kinh nghiệm và đề xuất điều chỉnh

PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG ĐỘI NGŨ GIẢNG VIÊN NỘI BỘ VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG TÀI LIỆU ĐÀO TẠO

  • Phương pháp xây dựng đội ngũ giảng viên nội bộ
  • Lựa chọn các giảng viên ở Công ty và các Trung tâm theo từng nhóm đối tượng đề xuất trong các nội dung nêu trên có năng lực chuyên môn, kinh nghiệm đào tạo, giao tiếp, truyền đạt tốt.
  • Cử đi học các lớp đào tạo cho Giảng viên nội bộ “Train the trainer” để đào tạo và bổ sung kiến thức về các Phương pháp đào tạo.
  • Cấp chứng chỉ cho các giảng viên đạt yêu cầu sau khóa đào tạo.
  • Cam kết tham gia giảng dạy theo kế hoạch đã được xây dựng trong năm, trên các Module đã được phân công.
  • Ban hành quyết định thành lập nhóm giảng viên nội bộ (gồm nhân sự của cả Công ty và Trung tâm), xây dựng cơ chế khuyến khích, hỗ trợ, thưởng cho các giảng viên nội bộ.
  • Lập kế hoạch phân công giảng viên có sự dự phòng, có nhân sự chủ trì chính và nhân sự phối hợp (trợ giảng).
  • Yêu cầu cơ bản về số lượng và trình độ, kinh nghiệm của giảng viên nội bộ
  • Yêu cầu chung:

+ Giảng viên có khả năng đào tạo, truyền đạt, thuyết trình lôi cuốn, ưu tiên có kinh nghiệm giảng dạy.
+ Giảng viên phải nắm vững và hiểu sâu, có kinh nghiệm về các nội dung được phân công truyền đạt
+ Giảng viên phải được cấp chứng chỉ “Đào tạo giảng viên nội bộ – train the trainer”
+ Giảng viên thuộc danh sách tổ giảng viên nội bộ do Giám đốc ban hành quyết định.

  • Biên tập tài liệu đào tạo
  • Thành lập nhóm biên tập các tài liệu đào tạo nội bộ gồm những nhân sự tham gia giảng dạy, các cán bộ quản lý có kinh nghiệm, những nhân sự có kinh nghiệm trong biên soạn tài liệu, có khả năng viết lách, biên tập.
  • Bộ tài liệu đào tạo sẽ bao gồm:

+ Tài liệu đào tạo cho giảng viên (slide, tài liệu hướng dẫn) : Nhằm hướng dẫn giảng viên chi tiết cách thức truyền đạt tới học viên.
+ Tài liệu đào tạo cho học viên: Những nội dung chi tiết của khóa học.
+ Bộ tài liệu hướng dẫn đào tạo.
+ Các giáo cụ trực quan đi kèm, các dạng bài tập tình huống, các game nhỏ mô phỏng cho bài giảng, bài tập nhóm.
+ Chứng chỉ lớp học, phiếu khảo sát lấy ý kiến.

  • Thẩm định, dạy thử, cân đối thời lượng, thời gian đào tạo.
  • Thu thập các tình huống thực tế trong công việc tại VDC để đưa vào bài giảng.
  • Ban hành tài liệu, đảm bảo thực hiện yêu cầu bảo mật về tài liệu.

CƠ CHẾ ÁP DỤNG CHO GIẢNG VIÊN NỘI BỘ
Đây là công việc khuyến khích ngoài các yêu cầu công việc chuyên môn đối với giảng viên nội bộ là CBCNV, vì vậy cần phải có những cơ chế động viên, khuyến khích đối với giảng viên nội bộ, cụ thể đề xuất:

  • Đối với giảng viên chính: 500.000 đồng / 1 buổi.
  • Đối với giảng viên hỗ trợ: 200.000 đồng / 1 buổi.

(Vẫn áp dụng 100% lương đối với CBCNV)

  • Thực hiện chế độ công tác phí cho các giảng viên đi giảng dạy tại các đơn vị ở xa như VDC2, VDC3..v.v.
  • Đánh giá lợi ích thu được:
  • Nâng cao hiệu quả mảng công tác đào tạo và phát triển cho CBCNV của Công ty VDC.
  • Tiết kiệm được chi phí đào tạo cho Công ty.
  • Tận dụng được đội ngũ giảng viên nội bộ có năng lực, kinh nghiệm và có kỹ năng giảng dạy.
  • Nâng cao năng lực cạnh tranh, nâng cao hình ảnh, tính chuyên nghiệp của đội ngũ CBCNV trong công ty.
  • Việc đào tạo kết hợp với thực tế công việc (on job training) sẽ giúp CBCNV được trang bị những kiến thức, kỹ năng sát với yêu cầu công việc.
  • Đánh giá được năng lực CBCNV thông qua các chương trình đào tạo nội bộ.
  • Có kế hoạch xây dựng phương án đào tạo, phát triển nhân sự kế cận cho các vị trí công việc, đặc biệt là các vị trí quản lý.
  • Xây dựng văn hóa học tập, chia sẻ trong Công ty, giúp CBCNV có ý thức thường xuyên tự học tập nâng cao trình độ, các giảng viên cũng cần thường xuyên trau dồi kiến thức để chia sẻ lại với những học viên.
  • Khả năng áp dụng: (Nêu khả năng, điều kiện và địa chỉ có thể áp dụng của sáng kiến)

Thời điểm bắt đầu áp dụng sáng kiến: Tháng 3/2013 bắt đầu triển khai ở quy mô Trung tâm, có thể bắt đầu áp dụng ở Cấp Công ty từ tháng 7/2014
Địa điểm áp dụng: Tại công ty VDC và tất cả các Trung tâm.
Dịch vụ/hệ thống áp dụng: Áp dụng đối với công tác quản trị nội bộ, mảng đào tạo và phát triển nhân sự.

  • Hiệu quả áp dụng của sáng kiến được định lượng cụ thể.
Nội dung Trước khi áp dụng sáng kiến Sau khi áp dụng sáng kiến
Chi phí đào tạo cho 1 khóa học Chi 100% chi phí cho đơn vị đào tạo bên ngoài Tiết kiệm 60% – 70% chi phí đào tạo.
Tần suất đào tạo, số lượng học viên và số giờ đào tạo Số lượng học viên và số giờ đào tạo hạn chế. Tăng gấp 2-3 lần tần suất đào tạo hiện tại.
Các nội dung khác đã được nêu trong phần lợi ích của sáng kiến

Bài viết sẽ hay hơn nếu chúng ta được nhìn vào phông phom biểu mẫu của VDC. Nhưng thôi. Như thế này đã đủ "đã" để đọc rồi. Ai chưa biết áp dụng cách thức đào tạo và xây dựng giảng viên nội bộ thì áp dụng theo cách của VDC này xem sao.

Nguồn: hrdinvietnam.wordpress.com/2015/02/23/hrd_note2-sang-kien-trien-khai-phuong-phap-dao-tao-noi-bo-va-xay-dung-doi-ngu-giang-vien-noi-bo-tai-cong-ty-vdc-van-huong/

Tái bút: Cường đang phát triển site chuyên đăng tin tuyển dụng các vị trí HR. Rất mong anh chị em cùng vào giúp sức. Site: www.ketnoinhansu.com

Bài viết được Google đề xuất đọc kèm:

3 thoughts on “Cách triển khai đào tạo và xây dựng giảng viên nội bộ của VDC

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *