Sổ quản lý lao động theo quy định thông tư 23/2014/TT-BLDTBXH – hệ thống theo dõi thông tin nhân sự

Xem lại luật, và các thông tư, tôi thấy có 1 số thứ hay hay. Ví dụ như Bộ có những quy định đáng ra không cần phải quy định, công ty vẫn phải làm. Chả hiểu quy định ra để kiểm tra hay để hướng dẫn công ty ? Ví dụ như cái điều này trong thông tư 23/2014/TT-BLDTBXH.

Điều 7. Lập, quản lý và sử dụng sổ quản lý lao động
1. Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

2. Người sử dụng lao động có quyền lựa chọn hình thức sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử phù hợp với nhu cầu quản lý nhưng phải đảm bảo các nội dung cơ bản về người lao động sau đây:
a) Họ và tên, giới tính, năm sinh, quốc tịch, địa chỉ, số chứng minh nhân dân (hoặc hộ chiếu);
b) Trình độ chuyên môn kỹ thuật;
c) Bậc trình độ kỹ năng nghề;
d) Vị trí việc làm;
đ) Loại hợp đồng lao động;
e) Thời điểm bắt đầu làm việc;
g) Tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp;
h) Tiền lương;
i) Nâng bậc, nâng lương;
k) Số ngày nghỉ trong năm, lý do;
l) Số giờ làm thêm (vào ngày thường; nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm; nghỉ lễ, tết);
m) Hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế;
n) Học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề;
o) Kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất;
p) Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;
q) Thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm ghi chép, nhập đầy đủ thông tin về người lao động khi hợp đồng lao động có hiệu lực và cập nhật thông tin khi có sự thay đổi vào sổ quản lý lao động.

4. Người sử dụng lao động có trách nhiệm quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động đúng mục đích và xuất trình khi Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội; Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện; thanh tra Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội và các cơ quan nhà nước có liên quan yêu cầu.

Đây chính là ý mà tôi muốn nói đến trong bài : Cách quản lý nhân sự như thế nào cho hiệu quả ?. Muốn quản lý nhân sự hiệu quả thì phải có:

"Hệ thống theo dõi thông tin nhân sự rõ ràng và tốt - BigData: hệ thống thông tin nhân sự mà không thể trả lời các câu hỏi về nhân sự trong vòng 5 phút thì hệ thống đó không phải hoàn hảo. Cũng không cần thiết phải phần mềm phần mềm nọ. Nhưng nếu có thì tốt thơn. Tôi nghĩ quản lý trên excel cũng ổn với quy mô công ty tầm 200 người. Hệ thống thông tin nhân sự sẽ bao gồm:
- Bảng theo dõi thông tin nhân sự: đây là bảng gồm rất rất nhiều trường từ họ tên, mã số cho đến kinh nghiệm làm việc, thời gian hết hạn hợp đồng ...
- Bảng theo dõi tuyển dụng: là bảng cho thấy được ai vào công ty, mức lương bao nhiêu, ai qua thử việc, ai không qua thử việc ....
- Bảng theo dõi đào tạo: là một cái bảng khác cho thấy hết các thông tin về kinh nghiệm, chứng chỉ, các khóa học đã trải qua và những khóa học nào nên học.
- Bảng theo dõi lương: bảng cho thấy thông tin về lương, ai lương bao nhiêu, tăng lương lúc nào, tại sao lại tăng lương, lý do điều chuyển, giảm lương, thưởng ....
- Bảng theo dõi bảo hiểm xã hội: ai đã có sổ, tham gia BHXH được bao năm, sổ để đâu ...."

Khoản 2 trong điều 7 ở trên có nói về việc dùng sổ điện tử tức là file excel hoặc phần mềm gì đó. Cho nên mọi người cố gắng càng chi tiết càng tốt.

Ví dụ về mẫu sổ cơ bản theo thông tư: Mau So quan ly lao dong.xls

Của bộ còn đơn giản chứ thực tế Sổ quản lý lao động này còn nhiều thông tin hơn nhiều:

Nội dung trong bảng trên bao gồm:
Cty | khối phòng | Mã nhân viên | Họ | Tên Họ và tên | Họ tên (tra cứu) | Ngày sinh | Nơi sinh | Giới tính | Số CMTND | Ngày cấp CMT | Nơi cấp CMT | Tình trạng hôn nhân | Ngày vào làm | Ngày vào chính thức | Hợp đồng lao động | Loại hợp đồng lao động | Phòng ban | Thuộc khối phòng Ban | Chức vụ công việc | Vị trí | Chức danh công việc | Tên Nhóm chức danh | Chức danh | Khối ngành | Trình độ c. môn | Nơi đào tạo 1 | Chuyên ngành đào tạo 1 | Xếp loại | Năm tốt nghiệp | Hệ Học vị 2 | Nơi đào tạo khác | Chuyên ngành đào tạo khác | xếp loại | Năm tốt nghiệp | Hệ Tên chứng chỉ | Hãng | Tên chứng chỉ | Không phải chứng chỉ kỹ thuật | Kinh nghiệm trước khi tại CTY | từ ngày | đến ngày | chức vụ | vị trí | Kinh nghiệm tại CTY | Giá trị HĐ | Nội dung công viêc | Khen thương | Kỷ luật | Phòng ban thuyên chuyển từ | Phòng ban thuyên chuyển đến | Ngày thuyên chuyển phòng ban gần nhấ | Vị trí thuyên chuyển đi gần nhất | Vị trí thuyên chuyển đến gần nhất | Ghi chú | ngày thuyên chuyển | vị trí gần nhất | ngày bổ nhiệm/miễn nhiệm | Tuyển mới | mức lương thử việc | mức lương chính thức | Ngạch lương | Cấp bậc | Thôi việc tháng | Lý do thôi việc trong đơn | Ghi chú lý do thôi việc | Lý do thôi việc rút gọn | Ngày thôi việc ghi trong đơn thôi việc | Ngày nộp đơn xin thôi việc | Ngày chính thức thôi việc | Ghi chú | Phỏng vấn thôi việc | Thông báo các bên liên quan | Bản thủ tục thôi việc | Đơn xin thôi việc | Biên bản bàn giao công việc | Thẻ BHYTế | Xác nhân thanh tóan tạm ứng | Xác định thanh toán công nợ | Xác nhận bàn giao tài sản máy tính | Xác nhận bàn giao tài sản (bàn ghế, Thẻ ra vào) | Xác nhận bồi hoàn đào tạo | Đề nghị thanh lý hợp đồng | Biên bản thanh lý hợp đồng | Hoàn trả lương | Trợ cấp thôi việc | Đóng bảo hiểm đến | Cam kết thời hạn làm việc | QĐ tiếp nhận chín thức | Hợp đồng chính thức 1 | Hợp đồng chính thức 2 | Hợp đồng chính thức 3 | Hợp đồng chính thức4 | Giấy khai sinh | Giấy khám sức khoẻ | Sơ yếu lý lịch | Giấy xác nhận chuyển nhượng lại cổ phần ưu đãi nhân viên | Giấy tờ khác | Vị trí công tác | Trình độ | Năm bắt đầu làm việc tại Công ty | "Thâm niên công tác (năm)" | Lĩnh vực chuyên môn | Acc ID Manager | Mã phòng ban ĐT bàn | ĐT di động | Kiểm tra địa chỉ mail

Đọc mờ cả mắt. : ) Ai chưa có sổ thì làm đi nhé.

Bài viết được Google đề xuất đọc kèm:

2 thoughts on “Sổ quản lý lao động theo quy định thông tư 23/2014/TT-BLDTBXH – hệ thống theo dõi thông tin nhân sự

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *