Thứ tự các công việc Nhân sự cần làm từ năm 1 tới năm thứ 4 và tái cơ cấu hệ thống

Đây là bài viết khai bút thứ 2 trong ngày đầu năm mới. Bài này hẳn các HR và cả các CEO sẽ thích. Một năm trở lại đây, nhờ có bộ tài liệu CPO v30 mà tôi hay được đi gặp các anh chị làm HRM và CEO. Gặp nhiều, trao đổi nhiều mới thấy đa phần mọi người cần bộ tài liệu này vì họ muốn xây dựng lại phòng Nhân sự. Và càng gặp nhiều mới thấy mọi người chỉ đang cố gắng làm một cái gì đó tổng thể nhưng lại không có cái nhìn dài hơi, liền mạch và liên kết giữa các công việc Nhân sự với nhau. Ai cũng muốn chuyên nghiệp cả.

Câu chuyện về cái nhìn tổng thể cho các công việc nhân sự tôi đã từng trao đổi và khái quát thành: Các công việc của nhân sự gắn liên với vòng đời của nhân viên từ lúc vào công ty cho đến khi ra khỏi công ty. Và mục đích của các công việc đó là nhằm thúc đẩy tổ chức, cá nhân trong tổ chức hoạt động hiệu quả.

Cái nhìn này tôi thấy ổn. Nhưng càng đi sâu vào lĩnh vực nhân sự, càng thấy rằng cách nhìn này khiến ta hơi thụ động và sẽ đi giải quyết công việc sự vụ, vật lý nhiều. Và tôi cũng từng viết rằng các công việc nhân sự được chia làm 2: xử lý các công việc vật lý và chạy các dự án để vá lỗi. Nếu đặt mình ở vị trí người chạy các dự án nhân sự, người nghĩ ra các dự án nhân sự thì cái nhìn tổng thể dường như sẽ rất mơ hồ. Dự án nào sẽ chạy trước, dự án nào chạy sau ? Hay là cứ thấy lỗi nào phát sinh thì xây dựng dự án để vá lỗi. Tôi liền tự hỏi, có cái sơ đồ nào cho biết nên triển khai dự án nào trước dự án nào sau không ?

Sáng nay sau khi viết bài: Thẻ điểm cân bằng – Balanced Scorecard – BSC là gì ? Tôi lại ngồi nghiền ngẫm câu trả lời cho các câu hỏi trên. Và cuối cùng tôi làm ra được 1 cái sơ đồ nói nên được việc gì cần làm trước, việc gì cần làm sau: Download file sơ đồ ở đây.

Ai quan tâm đến câu trả lời cho 2 câu hỏi:
- Thứ tự các công việc Nhân sự cần làm từ năm 1 đến năm thứ 4 là gì?
- Thứ tự các dự án Nhân sự cần làm khi tái cơ cấu hệ thống nhân sự là gì ?

thì nên đọc tiếp.

Ở những bài viết này tôi đã từng trao đổi và trả lời cho câu hỏi 1:
- Setup công việc nhân sự cho starup – công ty mới khởi nghiệp như thế nào ?
- Công ty 1 năm tuổi và những công việc nhân sự phải làm
- Công ty 4 năm tuổi, quy mô nhỏ khoảng 10 người thì nhân sự nên làm những gì ?

Thứ tự các công việc Nhân sự cần làm từ năm 1 đến năm thứ 4 là:
Năm 1
1. Xây dựng cơ cấu tổ chức và mô tả công việc chính
2. Lập bảng lương
3. Xây dựng nội quy công ty
4. Xây dựng mô tả công việc
5. Xây dựng quy trình ký hợp đồng lao động và ký hợp đồng lao động.
6. Tập hợp đủ hồ sơ
7. Lập quy trình xin nghỉ phép
8. Đăng ký bảo hiểm xã hội
9. Xây dựng bảng theo dõi thông tin nhân sự
10. Xây dựng cơ chế trả lương và nâng lương (chính sách đãi ngộ).

Năm 2
1. Hoàn thiện quy trình tuyển dụng và rà soát, tập hợp lại hồ sơ.
2. Xây dựng quy trình xin nghỉ việc
3. Xây dựng chế độ phụ cấp, phúc lợi và khen thưởng.
4. Xây dựng quy chế chấm công
5. Set up phòng hành chính và các công việc hành chính:
+ Quản lý tài sản
+ Quản lý công văn đến và đi

Năm 3
1. Xây dựng quy trình đào tạo, hội nhập và thực tập.
2. Tiến hành xây dựng quy trình đánh giá mức độ hoàn thành công việc
3. Xây dựng quy trình và quy chế kỷ luật.
4. Xây dựng quy chế bổ nhiệm, tiến hành bổ nhiểm nhân viên.
5. Tiến hành mua máy chấm công và nâng cấp quy chế chấm công.
6. Tiếp tục setup thêm các công việc hành chính:
+ Quản lý văn phòng
+ Theo dõi chấm công
+ Theo dõi duy trì nội quy công ty.
+ Tổ chức các hoạt động sinh hoạt nội bộ công ty.

Năm 4
1. Xây dựng lại hệ thống đánh giá hoàn thành công việc (KPI)
2. Xây dựng lại quy chế lương, nâng lương, phân bậc lương, thang ngạch bậc, quỹ lương
3. Hoàn thiện quy chế bổ nhiệm, tiến hành bổ nhiểm nhân viên
4. Xây dựng quy chế SO – chia sẻ cổ phần cho nhân viên
5. Tiến hành truyền thông, đào tạo lại toàn bộ nhân viên về văn hóa, tầm nhìn, mục tiêu sứ mạng của công ty.

Và thứ tự các dự án Nhân sự cần làm khi tái cơ cấu hệ thống nhân sự là:
Năm 5: Tiến hành tái cơ cấu, chuẩn hóa lại toàn bộ hệ thống
- Hoàn thiện các quy trình công việc trong công ty
- Xây dựng lại hệ thống cơ cấu tổ chức và mô tả công việc
- Tiến hành định biên lao động
- Xây dựng chương trình quản trị tri thức
- Xây dựng hệ thống theo dõi thông tin nhân sự

Xem hình ảnh to hơn ở đây: Click here

Câu trả lời cho cả 2 câu hỏi tôi đã khái quá hóa nó trong 1 sơ đồ tổng thể. Download file sơ đồ ở đây: thu-tu-cac-cong-viec-nhan-su-can-lam-tu-nam-1-5.xls . Khi nhìn vào sơ đồ bạn sẽ thấy dự án nào có thể tiến hành song song và dự án nào sẽ tiến hành sau khi dự án trước đó hoàn thành.

Ở tầng 1 là những dự án có thể tiến hành song song và triển khai ngay từ đầu khi tiến hành tái cơ cấu:
- Hoàn thiện các quy trình công việc trong công ty
- Xây dựng lại hệ thống cơ cấu tổ chức và mô tả công việc
- Tiến hành định biên lao động
- Xây dựng hệ thống theo dõi thông tin nhân sự
- Xây dựng thương hiệu tuyển dụng, Employee Branding
..

Tiếp theo là ở tầng thứ 2, những dự án phải đợi dự án ở tầng 1 xong mới tiến hành được:
- Xong Xây dựng lại hệ thống cơ cấu tổ chức và mô tả công việc mới có thể tiến hành:
+ Xây dựng khung năng lực
+ Xây dựng hệ thống lương
+ Xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả công việc
- Xong Hoàn thiện các quy trình công việc trong công ty mới có thể tiến hành :
+ Hoàn thiện chương trình đào tạo hội nhập
...

Tầng thứ 3, là các dự án:
- Xong dự án : Xây dựng khung năng lực và dự án : Xây dựng hệ thống lương thì mới tiến hành:
+ Xây dựng Quy chế đánh giá nâng lương
- Xong Xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả công việc mới có thể:
+ Xây dựng quy chế thưởng.
- Xong Xây dựng khung năng lực và dự án mới:
+ Xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng
+ Xây dựng chương trình đào tạo năng lực
...

Tạm thời như vậy. Không biết cả nhà nghĩ sao về sơ đồ trên của tôi ?

Bài viết được Google đề xuất đọc kèm:

12 thoughts on “Thứ tự các công việc Nhân sự cần làm từ năm 1 tới năm thứ 4 và tái cơ cấu hệ thống

  1. Nguyễn Thị Thảo 19.12.2016 at 08:27 - Reply

    Bài viết của bạn rất hay. Bạn cho mình xin tài liệu xây dựng quy trình quy chế cần làm của phòng HCNS được không?

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *