Nhân sự hay dùng những hàm excel gì ?

Thấy ở bài viết này: Excel và những lưu ý dành cho Nhân sự mọi người cũng khen khen nên đợt này có thời gian tìm hiểu thêm thì Cường thấy rằng thực ra nhân sự chúng ta chỉ dùng mấy hàm excel cơ bản là chính. Còn lại chỉ thêm hương thêm hoa. Tuy nhiên hỏi kỹ thì không phải ai cũng biết. Vì thế tôi viết bài này để update lại kiến thức bản thân 1 chút. Và cũng là để anh chị và các bạn nào chưa biết thì tham khảo thêm.

Dưới đây là 1 số hàm và bài toán Cường nghĩ nhân sự hay phải dùng.


1. Hàm IF: Hàm này là hàm cơ bản, mọi người cố nhớ cho kỹ nhé.
Bài toán: Mình có số X

Nếu X<=1 thì cho ra kết quả là 0
Nếu 1<X<=2 thì cho ra kết quả là 0.5
Nếu 2<X<=3 thì cho ra kết quả là 1
Nếu 3<X<=4 thì cho ra kết quả là 1.5

Trả lời: =IF(X<1,0,IF(X<=2,0.5,IF(X<=3,1, IF(X<=4,1,"chả hiểu sẽ phải ra cái gì cả, thôi thì KỆ"))))

Tôi định viết bài hướng dẫn về các hàm này nhưng đúng là dài quá. Mọi người tự tìm hiểu nhé. Càng pro về excel thì làm mấy cái này càng ok đấy.

2. Datedif : Hàm DATEDIF tính giá trị thời gian (tổng ngày, tổng tháng hoặc tổng năm) giữa 2 điểm thời gian - tính tổng số năm, tổng số ngày hoặc tổng số tháng của một khoảng thời gian.

3. IF - and
* Hàm if (hàm điều kiện)
ví dụ : nếu hôm nay trời mưa tôi sẽ nghỉ học ( điều kiện là "nếu trời mưa")
cú pháp:IF(Điều kiện kiểm tra, giá trị nếu điều kiện đúng, giá trị nếu điều kiện sai)

* Hàm AND có nghĩa là VÀ. Dùng khi muốn nói đến cái này và cái này và cái này.
Cú pháp: AND(giá trị 1 , giá trị 2,...)

- Kết hợp hàm if và and ( lồng hàm and vào hàm if)
cú pháp : IF(AND(giá trị 1 , giá trị 2,...),"giá trị nếu điều kiện đúng","giá trị nếu điều kiện sai")

4. If - Or
Công thức =Or(logical1,[logical2],...)
►Logical1, logical2, logicaln là các điều kiện bao hàm như cần cần thỏa mãn ít nhất một điều kiện.
Hàm OR có cấu trúc giống như hàm AND tuy nhiên chỉ lệnh thực hiện thì ngược lại, chỉ cần một trong số những điều kiện thỏa mãn thì hàm sẽ trả về cho ta kết quả là TRUE

"Khi nào dùng Hàm And hay Hàm Or để kết hợp với hàm If? Bạn nên dùng hàm And khi bạn muốn ràng buộc tất cả các điều kiện thỏa mãn rồi mới thực hiện hành động tiếp theo. còn đối với những điều kiện chỉ cần thỏa mãn một trong số các tiêu chí thì ta dùng hàm OR"

5. Count: Đếm
6. Countif: Đếm trong trường hợp. Hàm COUNTIF đếm số ô thoả 1 điều kiện. Ví dụ: đếm xem công ty có bao nhiêu người đã làm 20 năm tính đến hết ngày 20.

7. Upper
8. Lower
Hàm UPPER() / LOWER() dùng để viết hoa / viết thường chuỗi ký tự

9. Proper: Hàm PROPER viết hoa ký từ đầu mỗi từ
Giải sử bạn có một danh sách tên khách hàng hoặc một danh sách tên nhân viên với vài trăm người, mà toàn bộ đều viết thường (ví dụ: trần xuân vũ) hoặc toàn bộ đều viết hoa (ví dụ: TRẦN XUÂN VŨ). Nhưng cả hai cách viết trên bạn không ưng ý, bạn muốn chuyển sang dạng viết hoa đầu từ (ví dụ: Trần Xuân Vũ). Hàm PROPER sẽ giúp bạn làm việc đó một cách dễ dàng và nhanh chóng.

10. Vlookup: Hàm VLOOKUP() dùng để tìm kiếm một giá trị a nào đó của một cột k (column k) nào đó, tính từ hàng/dòng thứ n (row n) đến hàng/dòng thứ m (row m) (trong đó n < m). Hàm VLOOKUP() rất có ích và được sử dụng rất phổ biến, rộng rãi.

Cú pháp: =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

11. Right
- Trích các ký tự bên phải của chuỗi nhập vào.
- Cú pháp: RIGHT(Text,Num_chars)
- Các đối số: tương tự hàm LEFT.
- Ví dụ: =RIGHT(Tôi tên là,2) = “là”
12. Left
- Trích các ký tự bên trái của chuỗi nhập vào.
- Cú pháp: LEFT(Text,Num_chars)
- Các đối số: Text: Chuỗi văn bản.
- Num_Chars: Số ký tự muốn trích.
- Ví dụ: =LEFT(Tôi tên là,3) = “Tôi”
13. Mid
- Trích các ký tự từ số bắt đầu trong chuỗi được nhập vào.
- Cú pháp: MID(Text,Start_num, Num_chars)
- Các đối số: Text: chuỗi văn bản.
- Start_num: Số thứ tự của ký tự bắt đầu được trích.
- Num_chars: Số ký tự cần trích.

14. Pivot Table: PivotTable để phân tích dữ liệu trong nhiều bảng. Pivot table cho phép bạn tổng hợp dữ liệu theo mảng tương ứng với các giá trị bạn định chọn.
1. vào tool Data chọn pivot table
2. bấm next nó yêu cầu bọn chọn rang cần lọc
3. Khoanh vùng bên bảng dữ liệu bạn cần lọc (bao gồm cả tên truờng và dữ liệu bảng cần lọc)
4. next nó ra một cửa sổ, bạn chọ layout
5. Xuất hiện cửa sổ có các tool như : ROW, COLUM, PAGE và DATA ở khung giữa lớn nhất.
5. Bạn gán chỉ tiêu cần lọc thành hàng thì nhắp bên trái có các tool định dạng vào cho vào ô ROW, hoặc thành cột thì nhắp bỏ vào ô COLUM, giá trị cần lọc cho các chỉ tiêu trên bạn nhắp bỏ vào ô DATA, click finish sẽ cho bạn bảng tổng hợp các chỉ tiêu bạn cần tìm.

15. Hyperlink : Đây thực ra không phải là hàm tính toán. Nó chỉ giúp làm cho bạn đi đến sheet nhanh hơn và chuyên nghiệp hơn. Tôi hay dùng hàm này nên thêm vào.

16. Hàm HLOOKUP:
- Tìm kiếm tương tự như hàm VLOOKUP nhưng bằng cách so sánh nó với các giá trị trong hàng đầu tiên của bảng nhập vào.
- Cú pháp: HLOOKUP(Lookup Value, Table array, Col idx num, [range lookup])
- Các tham số tương tự như hàm VLOOKUP.

Ngoài ra còn: HÀM AVERAGE, HÀM MAX, HÀM MIN, HÀM COUNTA, HÀM SUM, Hàm NOT, Hàm ROUNDUP- Làm tròn một số, Hàm SUMIF, Hàm DAY, Year, Month, Hàm INDEX

Tôi để ý thấy có anh chị nói rằng chỉ cần biết mấy cái này thì có thể làm được vị trí lương thưởng chính sách. Tôi thì không đồng ý lắm. Mấy cái này chỉ là 1 phần thôi. Đã làm nhân sự thì phải biết về đãi ngộ, phúc lợi, chính sách. Và vị trí C&B càng phải biết. Ra một chính sách mà không biết đó là đãi ngộ gì? thưởng hay phạt? tạo động lực hay không động lực ... thì hóa ra bạn chỉ là nhân viên đánh máy thôi à ?

Theo bạn thì nhân sự còn hay dùng hàm gì nữa?

Tự nhiên Cường thấy có câu hỏi của bạn Su Kem trên facebook hỏi về chủ đề này. Vì thế C liền mạn phép bạn ý mang câu hỏi về đây để chúng ta thực hành:
"Dear các anh chị ạ!

Hiện nay em đang làm về excel và có hơi chậm về mảng này, đặc biệt với những bảng tính có số lượng lớn. Hiện nay, em có một bài muốn nhờ các anh chị giúp ạ!

Trong file đính kèm dưới dây là danh sách công nhân (khoảng hơn 1k người), em muốn đếm công nhân nam/ nữ, công nhân kết hôn/ chưa kết hôn, sinh năm 1987..... thì làm như thế nào ạ? Rất mong các anh chị giúp đỡ ạ!

Trân trọng!"

File đề bài: Danh sách nhân viên (1000 người)

Tái bút ngày 5/3/2016: Có lẽ mọi người sẽ thích khi đọc thêm những trao đổi hữu ích xung quanh chủ đề này:

On 05/03/2016 9:33 SA, chang phạm wrote:
> Hiện e đang là sinh viên năm 3
> e đã học qua excel nhưng không biết nó ứng dụng như thế nào trong ngàng quản trị nhân lực mình học.
> Mong anh có thể giải thích giúp e đươc không ạ và em muốn xin một số tài liệu excel làm bài tập thưc hành( có kết quả so sánh thì tốt quá) cũng như bổ sung kién thức về hàm excel
> Mong anh giúp đỡ

Hi em,

Ứng dụng của Excel để theo dõi, quản lý và thống kê các dữ liệu về nhân lực em ạ. Ngoài ra nó cùng được dùng để làm những việc khác như thế kế văn bản có khả năng tự động nhập thông số từ bảng dữ liệu khác.

Ví dụ thì em xem ở đây trên nhé.

Anh,

Trung Nguyen Thac An: Muốn thạo Excel để làm tốt công tác nhân sự cần luyện qua mấy tầng công lực sau:
1. Nắm chắc các hàm cơ bản, phím tắt, định dạng.
2. Học cách xây dựng cơ sở dữ liệu. Nghe thì đơn giản vì nhìn thấy nhiều, ăn dễ ăn cắp, nhưng để tự mình thiết kế một cách khoa học để sử dụng thì khó.
3. Vận dụng các hàm cơ bản để thiết lập báo cáo tự động, in trộn văn bản, trích xuất dữ liệu... Học đến tầng này là đủ sức làm TBP đến TP rồi, có thể đào tạo được nhân viên.
4. Xây dựng đươc hệ thống Excel như một phần mềm quản lý. Dùng được nhóm các hàm index, match, offset ... để xuất dữ liệu tự động ở mức cao hơn ở tầng 3. Học phần này không khó, nhưng cần ở các đệ tử tư duy và tưởng tượng tốt do đó số đệ tử luyện đến tầng 4 này không nhiều.
5. Tạo macro, viết code ... tạo ra những thứ khác mang tính thăng hoa, thể hiện đam mê.
Nói chung học đến tầng thứ 3 là đi chiến đấu tốt rồi.

Một số ví dụ khi làm nhân sự mà thạo Excel:
- In HĐLĐ: Nhanh chậm tùy vào tốc độ máy in. In hàng ngàn một lúc không cần kiểm tra.
- Báo cáo thống kê nhân sự: mở File lên là có, sếp hỏi gì là đọc ngay.
- Đi dạy lại kiếm tiền, xây dựng hệ thống rồi bán lại.
- ... và rất nhiều thứ tuyệt vời.

Xin cám ơn anh Trung Nguyen Thac An đã góp ý chia sẻ.

Bài viết được Google đề xuất đọc kèm:

2 thoughts on “Nhân sự hay dùng những hàm excel gì ?

  1. Hương đồng ý với việc chúng ta phải nắm chắc cũng như phân tích được những việc liên quan đến “Nhân”, chứ nếu chỉ chăm chăm tác nghiệp mà không có gì thay đổi thì vô tình chúng ta là cái máy và là bản sao của công việc chứ không phải là chủ công việc mình làm, như vậy 1 thời gian, “lửa” trong bạn sẽ tàn

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *