Chuẩn bị gì cho đợt thanh tra lao động ?

Chào các anh chị,

Bên công ty của em sắp tới có đoàn thanh tra về việc thực hiện pháp luật lao động tại doanh nghiệp. Nhờ các anh chị đã từng có kinh nghiệm đóng góp hoặc chia sẽ cho em một vài lời khuyên và nên chuẩn bị những gì?

Em xin gửi lời cảm ơn trước nhưng chia sẽ quý giá của các anh chị.

Hi anh ,

Bên mình cũng vừa có đoàn Thanh tra liên ngành của TP giữa Sở LĐTBXH và Sở Y tế. Nếu bên anh cũng có lịch của đoàn đó chắc sẽ kiểm tra giống bên mình. Dưới đây là một số kinh nghiệm mình có thể share về Đoàn Thanh tra:

- Trong quyết định của Đoàn Thanh tra gửi trước thường có Đề cương, anh có thể bám vào nội dung hướng dẫn trong Đề cương để chuẩn bị.
- Thực tế họ sẽ kiểm tra những nội dung chính sau:
+ Công tác tham gia BHXH, BHYT, BHTN của DN có đúng luật ko, có tình trạng lách luật trốn đóng BHXH ko; có chậm nộp tiền cho cơ quan BH ko; thanh toán chế độ ốm đau, thai sản cho NLĐ như thế nào?
+ Họ sẽ yêu cầu kiểm tra xác suất 5-7 bộ hồ sơ của NLĐ: có đầy đủ hồ sơ theo quy định ko, đặc biệt là Giấy khám sức khỏe phải theo mẫu mới (ko được là mẫu 1 tờ A4 như trước mà phải là Giấy khám sức khỏe 4 mặt), HĐLĐ có đúng mẫu của Thông tư 21 ko;
+ Tổng số lao động hiện có (nam, nữ bao nhiêu; chia theo loại HĐLĐ là bao nhiêu; tham gia BHXH bao nhiêu; ...)
+ Kiểm tra công tác bảo hộ lao động, vệ sinh an toàn lao động, tổ chức khám sức khỏe định kỳ, ... cho NLĐ
+ Ngoài ra còn một số nội dung nữa khi thanh tra người ta sẽ trao đổi với mình như trò chuyện, nhưng nếu anh nắm ko chắc về các quy định mà trả lời ko chính xác họ sẽ xoáy vào đó để tìm ra khuyết điểm của mình (ví dụ: họ hỏi rất băng quơ như NLĐ khi được nhận có phải đặt bằng ko, đặt tiền ko; ...)
+ Còn những nội dung khác thì mình cũng chưa rõ vì phụ thuộc vào từng đoàn TT và cách bên bạn tiếp đoàn như thế nào...
Trên đây là một số kinh nghiệm nho nhỏ của mình, hy vọng giúp được anh trong công việc sắp tới.
Thân!

Mẫu phiếu: Mẫu thực hiện phiếu tự kiểm tra Bộ luật lao động - click

Hi all,

Mình rất cảm ơn những chia sẽ của bạn cho riêng mình củng như các bạn khác có thể tham khảo. Đúng như bạn nói, bên mình sẽ có đoàn kiểm tra liên nghành, Sơ Tư pháp, Sở Lao động, BHXH, ... Họ đã gửi lịch và đề cương báo cáo cho doanh nghiệp soạn và nộp báo cáo trước ngày kiểm tra 5 ngày.

Bởi vì đặc thù của Công ty bên mình là chuyên về lĩnh vực khai thác chế biến khoáng sản, vì thế chắc hẵn sẽ còn nhiều sai sót. Tuy nhiên mình đang băn khoăn về bảng công của bên mình, giờ làm của một số công nhân bảo trì và đội xe quá nhiều trong 1 tháng (trong khi đó bên mình chỉ trả 100% cho những giờ vượt mức này), Có 1 trường hợp là nhân viên không thích làm sổ BHXH,

Vừa rồi bên mình có cắt giảm khoảng 25 công nhân, có thõa thuận chấm dứt hđlđ trước thời hạn là trợ cấp
mất việc là 02 tháng lương cơ bản (lương tham gia BHXH), hướng dẫn việc chốt sổ, đăng ký BHTN, nhưng chỉ có một việc là không thông báo cho Sở LĐ thôi. Những vấn đề này có hướng giãi quyết nào khác không? Như bảng chấm công mình có thể kết hợp với phòng kế toán để làm lại bảng chấm công cho sạch được không? Việc thông báo cho lao động nghỉ việc thì bây giờ mình làm thông báo gửi Sở LĐ bây giờ được chứ (Vì còn 15 ngày nữa mới kiểm tra).

Thân mến

Chào Anh,

- Bảng chấm công có thể làm lại cho "sạch". Cần có đủ chữ ký và hợp lệ. Chỉ làm để cho đoàn thanh tra (ĐTT) kiểm tra.

- Nhóm LĐ đã cho nghỉ việc không cần khai báo với ĐTT, chú ý không để những thông tin sơ hở khiến họ hỏi tới. Nếu lỡ họ có hỏi thì nói là quên hoặc bân chưa làm thủ tục. Thủ tục thông báo lao động với Sở thường là tính theo 06 tháng đầu năm và 06 tháng cuối năm. Nếu ĐTT đi kiểm tra trước tháng 06 thì cũng không đáng ngại gì lắm.

Tổng quan chung khi ĐTT đến làm việc:

1. Nguyên tắc chung:

- TT lao động liên ngành thì có bao nhiêu ngành sẽ kiểm tra từng ấy nội dung.

- Cứ chiếu theo quy định về thủ tục, chính sách mà kiểm tra xem có thực hiện đủ và đúng không?

- Tất cả mọi thứ hỏi và thông tin cung cấp thì phải có chứng minh (giấy tờ, tài liệu, số liệu...)

- Hỏi rất nhiều thứ trong thời gian rất ít nên cần chuẩn bị sẵn mọi thứ, cần cái gì thì lấy ra ngay. Cái gì sạch sẽ thì đưa ra trước, cái gì có vấn đề thì câu giờ đưa ra sau để khi hết giờ thì giải quyết sẽ dễ hơn.

- Sẽ đi kiểm tra thực tế vài thứ (nội quy, thỏa ước lao động phải dán công khai, các biển báo BHLĐ, kiểm tra nơi làm việc để xác nhận về môi trường làm việc đạt tiêu chuẩn) - cái gì còn thiếu thì tranh thủ bổ sung trước khi ĐTT tới, các bản kiểm tra xác nhận cũng làm trước, hạn chế cho ĐTT tiếp xúc với nhân viên trực tiếp.

- Tốt nhất là mời các cơ quan trong đoàn làm các thủ tục quy định trước (ví dụ thuê y tế quận làm test môi trường làm việc). Khi đi kiểm tra, kiểm đến phần của họ họ sẽ kể công và trưởng đoàn sẽ cho qua.

- Đón tiếp chu đáo, cầu thị, cái gì chưa làm hoặc chưa đúng mà bị bắt thì nhận. Kết thúc luôn có phong bì 🙂 (tốt nhất là từ giữa buổi kiểm tra).

2. Nội dung kiểm tra: (cấp sở/tỉnh, thành phố hoặc phòng/quận)
Nếu là kiểm tra liên ngành về mọi mặt thì vấn đề lao động được thăm hỏi ít hơn. Nếu mục tiêu kiểm tra về tình hình sử dụng lao động thì sẽ kiểm tra kỹ hơn.

- P. Lao động (thường là trưởng đoàn) - KIểm tra về lao động: Sẽ hỏi tới HĐLĐ, số liệu LĐ, các báo cáo thông kê phải nộp có thực hiện không, có lập sổ lao động không? quy chế tiền lương? Nội quy và thỏa ước LĐ? (Nếu có LĐ không kê khai thì đừng khai báo).

- P. thu BH - Kiểm tra về thực hiện chế độ bảo hiểm cho nhân viên: Số LĐ tham gia bảo hiểm? nợ phí không? các trường hợp hưởng chế độ bảo hiểm?

- P. Tài nguyên môi trường - Kiểm tra về Bảo hộ lao động: môi trường (khói, độc hại, nước thải...),

- PCCC = các chứng chỉ tập huấn, số lượng tập huấn, phương án PCCC, ......

- An toàn thực phẩm, bảo hộ lao động, các giấy tờ đăng kiểm thiết bị liên quan đến bảo hộ lao động (thang máy...),

- TT y tế dự phòng: khám sức khỏe định kỳ? kiểm tra môi trường làm việc? tập huấn y tế?...(thẻ chứng nhận..)? Phòng y tế (nếu đông lao động..)

- Công đoàn: Thỏa ước lao động tập thế? Trưởng Ban Chấp hành CĐ, quyết định của CĐ? hoạt động của CĐ? Xử lý kỷ luật có công đoàn không? có trường hợp sa thải không? yêu cầu xem biên bản xử lý kỷ luật.

- Văn hóa- Thông tin: tình hình chấp hành quy định, các giấy phép (nếu cần), hoạt động văn hóa với địa phương

- Kinh tế: tình hình doanh thu, thuế, giấy tờ sổ sách ....

Sơ lược chung là như vậy. Đã chia sẻ cơ bản rồi.
Trừ trường hợp công ty làm sai luật quá nhiều. Nếu không thì cũng không có gì đáng lo. Cũng là dịp để tạo áp lực cho sir thay đổi một số quan điểm chưa phù hợp quy định của luật (trừ khi sir quá bảo thủ).

Chúc thuận lợi!

Dear bạn, mình bổ xung thêm một số ý kiến thế này:
- Số CN làm việc overtime bên bạn, bạn phải chi trả cho overtime theo luật lao động, nhất là ngày nghỉ lễ, tết. Overtime không vượt quá 200h/năm và có biên bản thỏa thuận đồng ý làm thêm giờ của CN(bên mình nhiều khi auditor khó tính vẫn đòi hỏi biên bản này). Bạn có thể làm bản chấm công và bảng lương "đẹp" cho họ xem, nhưng chú ý chữ ký sao cho hợp lý.

- Bên bạn thanh tra 5 ngày, chắc họ sẽ đi "vi hành", nên bạn cần dặn dò công nhân kỹ (thời gian làm thêm theo quy định, có được đào tạo về nội quy lao động, PCCC, an toàn lao động và sơ cấp cứu..). Nếu công ty bạn chưa chú trọng vấn đề này, trong 15 ngày trước khi đoàn kiểm tra đến, bạn tổ chức được một buổi đào tạo nhanh về các quy định trên được thì tốt.

- Còn lại Phonix nói rất cụ thể rồi. Bạn cứ theo đó mà làm. Bạn lập cái checklist về các lĩnh vực đoàn kiểm tra(theo đề cương báo cáo họ yêu cầu), ghi cụ thể nội dung kiểm tra, đáp ứng nội dung ấy cần có cái gì, bộ phận nào phải hoàn thiện chứng từ, thời gian trong bao lâu rồi đưa cho các bộ phận hỗ trợ cùng (ví dụ bên mình: Y tế, an toàn thực phẩm giao cho phòng Hành chính (phòng y tế cơ quan), PCCC và an toàn lao động giao cho bộ phận Cơ điện hoặc các ban bệ trong công ty như ban bảo vệ sức khỏe, ban an toàn lao động,..). Sau đó, bạn tổng kết lại, kiểm tra chuẩn chưa và chuẩn bị sẵn sàng "chiến đấu".
- Nhìn chung, mình thấy đoàn kiểm tra của bên nhà nước, họ không chặt chẽ quá, tinh thần đón tiếp trong suốt quá trình kiểm tra chiếm vai trò quan trọng đấy. Cố gắng nhé, thân thiện, nhiệt tình và tự tin đón tiếp.
Chúc thành công./.

Stt

Bài viết được Google đề xuất đọc kèm:

9 thoughts on “Chuẩn bị gì cho đợt thanh tra lao động ?

  1. Thân gửi anh/ chị,
    Sáng nay Sếp em vừa chỉnh lại nội dung trong HĐLĐ. Trong đó có mục BHXH như sau:

    Cũ: Thực hiện theo quy định của Nhà nước về việc đóng BHXH, BHYT, BHTN: NLĐ trích đóng trên lương cơ bản 7% cho BHXH, 1,5% cho BHYT, 1% cho BHTN; NSDLĐ đóng 21% trên Lương cơ bản
    Mới: Thực hiện theo quy định của Nhà nước về việc đóng BHXH, BHYT, BHTN:
    Với lý do lỡ sau này cơ quan BH có tăng % đóng lên thì không phải điều chỉnh.

    Anh/ Chị ơi, tư vấn giúp em như vậy có đúng không ạ?

    Trả lời: Ghi như cái mới nó chung chung quá, sau này bên chị nhỡ bị Thanh tra Sở họ xuống xem HĐLĐ họ cũng bắt bên chị phải liệt kê như cái cũ bên chị đã liệt kê đấy. Bên em vừa rồi bị Thanh tra Sở họ yêu cầu phải ghi % mức đóng rõ ràng trong HĐLĐ, ko được ghi “theo quy định của Nhà nước”, chung chung quá họ ko đồng ý. Bên em giờ sửa lại hòan toàn HĐLĐ liệt kê đầy đủ như cái cũ bên chị đã làm đấy.

  2. Chào các anh-chị,
    Trong 5 năm qua, công ty e đã trải qua 3 lần kiểm tra của BHXH (2 lần của BHXH Q9, 1 lần của BHXH TP), nội dung kiểm tra:
    1. Họ chú trọng nhất phần ốm đau-thai sản-dưỡng sức: gồm chứng từ lưu, số tiền BHXH duyệt với số tiền cty chi trả có khớp nhau hay không (có kiểm tra DS ký nhận -nếu tiền mặt, DS chuyển khoản), ngày nghỉ ốm trên DS đề nghị với bảng chấm công (kiểm tra có thực nghỉ hay không), họ sẽ kiểm tra những trường hợp nghỉ dài (5 hay 7 ngày…) họ sẽ bốc bất kỳ một vài người để kiểm tra. Mục đích là để kiểm tra việc thực hiện chế độ tại công ty như thế nào.
    2. Kiểm tra số lao động đóng BHXH với bảng lương để so sánh mức lương, thời gian đóng BHXH có đúng không, anh chị lưu ý các trường hợp chậm đóng nhé.
    3.Họ sẽ yêu cầu công ty xuất trình thang bảng lương, HDLD nên các anh chị cũng phải chuẩn bị sẵn.
    4. Bảng thông báo quý từ BHXH để kiểm tra tình hình đóng tiền của công ty.
    5. Việc lưu giữ, cấp, chốt sổ BHXH.
    6. Mẫu báo tăng, giảm, điều chỉnh lương hàng tháng.

    Khi thanh tra, bên BHXH sẽ gửi cho công ty danh sách những phần họ sẽ kiểm tra, anh chị cứ chuẩn bị đầy đủ theo đúng danh sách đó là được rồi.
    Em thấy mình nên sắp xếp đầy đủ hồ sơ vô một phòng riêng, để sẵn laptop, dữ liệu sẵn sàng, họ hỏi đâu anh chị cứ mở hồ sơ và mở file dữ liệu cho họ thấy, mỗi mục họ sẽ hỏi khoảng 5 câu, nếu anh chị trả lời suôn sẻ thì cuộc thanh tra sẽ nhanh chóng kết thúc. Họ cũng nhẹ nhàng lắm.
    Thân mến,
    Bích Thủy

  3. Dear,

    Công ty của tôi đã có cuộc kiểm tra này tháng 10 năm ngoái, họ sẽ kiểm tra giấy phép lao động cho người nước ngoài, đóng BHXH (cho nhân viên VN) và BHYT (cho người nước ngoài), HĐLĐ, quỹ công đoàn và hoạt động của công đoàn, kế hoạch vệ sinh an toàn, kế hoạch đào tạo thay thế người nước ngoài bằng người VN.

    Nhìn chung, sẽ có nhiều vấn đề vì họ sẽ tìm ra được nhiều lỗi lắm.

    Good Lucks!
    Phạm Thu Hằng

  4. Truoc day, toi co gap truong hop tuong tu. Neu ho di lien nganh giuq So lao dong Tinh va co quan bhxh thi se kiem tra qua cac van de sau:

    1. Giay phep lao dong cua nguoi nuoc ngoai
    2. Hop dong lao dong cua cong nhan vien
    3. Kiem tra thuc te va ho so lao dong bat ky tren bang luong de kiem soat lao dong vi thanh nien
    4. Kiem tra thang bang luong va thuc te chi trq cho nguoi lao dong
    5. Kiem tra so bao ve hoac bang cham cong de xem thoi gio tang ca cua nguoi lao dong
    6. Tai nan lao dong va cac bien phap phong ngua tai don vi
    7. Ngoai ra, dai dien co quan bh se kiem tra muc luong tham gia bh so voi luat va so voi hop dong, so voi bang luong. Ho cung se kiem tra tinh hinh chi tra cac che do bhyt, om dau thai san tai don vi duoc thuc hien ra sao (can co chung tu chung minh don vi da chi tra du cho nld…)
    Thong thuong thoi gian ho o don vi cho cac cv nay khoang 0,5 ngay tuy theo qui mo cty lon nho.

    Tuy nhien, khi gui cong van den don vi ve viec kiem tra, ho se co van ban huong dan cho cong tac thong ke va chuan bi. Nen bac k phai cang thang lam dau

    Vai dong chia se de cong tac chuan bi duoc chu dao nhe!

    Huong Giang

  5. Mình cũng xin góp ý thêm:
    – Về thang bảng lương và bảng lương thực tế số liệu phải thật khớp và thật chính xác.
    – Tăng ca nhân viên không quá 30h/tháng và 200h/năm.(Nếu vi phạm đơn vị có thể bị phạt từ 25 triệu trở lên).
    – Việc thực hiện khám sức khỏe định kỳ cho người lao động.
    – Công ty có các nghành nghề độc hại thì cần bồi dưỡng theo hiện vật.
    – Các chứng từ chứng minh đã chi trả trợ cấp thôi việc cho nhân viên.

  6. Dear anh,

    Bên em cũng đã tiếp đoàn thanh tra của bảo hiểm quận Đống Đa. Bên anh cần chuẩn bị các giấy tờ liên quan như hợp đồng lao động, hồ sơ nhân sự, sổ bảo hiểm, các giấy tờ của bảo hiểm D02TS, D02ATS, Thông báo, giấy tờ thai sản, nghỉ ốm…trong thời gian thanh tra. nếu thời gian gấp chưa chuẩn bị kịp anh có thể làm công văn lùi ngày thanh tra lại. còn nếu đã sẵn sàng mọi giấy tờ ok thì tiến hành thôi. cũng đơn giản thôi anh ạ

  7. Thong Nguyen 14.10.2015 at 16:17 - Reply

    Dear Anh Hung,

    Ko biết là Anh Hung ở địa phương nào nên em biết địa phương đó thực hiện như thế nào, theo như e đã tếp các đoàn thanh tra pháp luật lao động tại HCM và Tây Ninh thì chia sẻ một số kinh nghiệm như sau:

    Thường thì mỗi đoàn sẽ có trưởng đoàn, lên ngành: sở lao động:thanh tra lao động, an toàn lao động, bảo hiểm, phòng lao động, liên đoàn lao động.
    – Luật thì đã có sẵn, mình ko thể chối cãi cho dù mình có nắm luật tới đâu cũng đừng có tranh luận với họ vì họ là người thực thi luật và họ cũng là người làm ra luật nên có tranh cãi cũng vậy thôi.
    – Bồi dưỡng cho Trưởng đoàn (khoảng 5c là hợp lý, sau khi họp triển khai Thanh tra xong có nhã ý mời họ dùng cơm trưa tại một nởi nào đó luôn).
    – Lỗi tăng ca thì ko nhà máy nào tránh khỏi nên không cần phải dấu, và năn nỉ họ vì họ cũng ko dám phạt nhà máy đâu, lý do không dám phạt: vì theo luật hiện tại Phạt phải đi đôi với cưỡng chế là đình chỉ hoạt động ít nhất là 3 tháng, nên họ sẽ không dám viết biên bản xử phạt, hầu hết là nhắc nhở.
    – Bảo hiểm phải chuyển hết dư nợ trước ngày đoàn kiểm tra.
    – Số ngày nghỉ ốm đau, đã dc BHXH chi phải trùng khớp với số ngày mà NLĐ nghỉ làm tại công ty (theo số ngày nghỉ ốm trong phiếu duyệt nghỉ).
    – Chuẩn bị danh sách số lđ đã ký hd phù hợp với Thông báo đã tham gia BHXH tháng gần nhất: thường thì chậm nhất ngày 20 hàng tháng phải chốt số lượng tăng giảm BH, nên những HD phát sinh sau ngày này sẽ dc tăng BH vào tháng sau: vì thế số lao động mình báo bên Thanh tra báo luôn số này, cộng với số lao động đã tham gia BH theo tờ thông báo của Cơ quan bảo hiểm, sao cho khớp.
    – Biên bản họp đối thoại.
    – Khu vực vận hành nồi hơi, nén khí họ sẽ chắn chắn xuống, nhà máy nào máy nào làm tốt đến mấy cũng bị bắt lỗi này, dù nặng hay nhẹ.
    – Nếu cty có LĐ là người nước ngoài thì mình phải tham gia BH cho họ.
    – Một số nội dung khác như: QĐ phân công nhân vien an toàn, quy định, khám suc khỏe, do keim môi trường như trong đề cương họ yêu cầu, chuẩn bị theo list của họ.

    Chúc Anh chuẩn bị tốt nha.

  8. Pingback: Những lỗi hay gặp khi bị thanh tra lao động | Blog quản trị Nhân sự

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *