Portal – Dự án Knowledge management của công ty và đôi lời …

Dạo này công ty kc đang triển khai dự án "Portal". Đây là dự án khá đặc biệt và sẽ rất hữu ích. Vì không nằm trong ban dự án nên kc không để ý đến nó kỹ lắm ( chỉ để ý như một nhân viên bình thường và như một cán bộ thuộc phòng nhân sự ). Đúng là sẽ không lưu tâm cho đến khi kc vào diễn đàn nhân sự hrlink và đọc chủ đề: offline với nội dung Quản trị tri thức - kinh nghiệm thực tế và công cụ. Đọc kỹ các nội dung được post lên, men theo các link do chủ thớt để lại. Rồi chịu khó bỏ thời gian ra dịch, liên kết các thông tin lại, chợt trong đầu bật ra tiếng nói "À! Portal chính 1 dự án về Quản trị tri thức". Sướng quá, kc liền mở ngay blog ra và viết lại vài dòng ký sự kẻo quên mất.

Viết đến đây, tự dưng kc lại băn khoăn: không biết nên viết về tổng quan lý thuyết trước hay viết về thực tế và nhận xét ở công ty trước. Thôi thì lần này để cái sự sướng của việc ngộ ra chân lý xuống dưới, kc chia sẻ 1 chút về thực tế công ty vậy.

Truyện kể rằng, ngày xửa ngày xưa, ngoài trụ sở Hà Nội âm ỉ 1 dự án mang tên Portal. Dự án này là kết quả phát triển của đội giải pháp chi nhánh Hồ Chí Minh ( tặng 1 lời khen cho tính sáng tạo ) phát triển trên nền sharepoint của Microsoft. Thú thực kc cũng không biết gì về kỹ thuật này cả, nghe mấy anh em chém thế nên cũng mượn dao chém luôn trên blog này. Dự án này là nỗ lực xây dựng 1 phần mềm để thông qua nó có thể giảm tải được công việc giấy tờ một cách tối đa. Phần mềm có giao diện giống như 1 trang web và được đặt ở 1 server của công ty. Nhân viên chỉ có thể vào thông qua máy cá nhân khi kết nối với mạng nội bộ. Để vào phần mềm, mỗi máy cá nhân cần có bản IE 8 và khi vào chỉ cần thao tác: viết lên thanh address của IE dòng chữ: http://portal rồi nhấn nút enter.

Vì không phải là manager mà cũng không phải là thành viên dự án nên kc không có điều kiện để biết lợi ích của dự án là gì, chỉ mang máng biết được thông qua 1 số buổi đào tạo đó là :
- Tên đăng nhập dễ sử dụng vì ở dưới dạng : http://portal chứ không ở dưới dạng số 192.162.78.10
- Rút ngắn được thời gian giấy tờ do làm 1 số công việc qua Portal ( đặt phòng họp, book lịch nghỉ, cung cấp thông tin kinh doanh ... )
- Có một nơi để đọc thông tin của công ty ngoài mail ( giao diện của phần mềm giống như 1 trang web nên có thể xuất bản các trang tin một cách kịp thời ).
- Có thể tra cứu thông tin cán bộ 1 cách cơ bản như số điện thoại, mail, chức danh ...

Và với kinh nghiệm từng xây dựng web, kc cũng đưa 1 số nhận xét chủ quan về Portal sau khi test thử một vài chức năng ( không thể có thời gian để test hết các chức năng vì nếu ngồi đó để nghịch thể nào cuối tuần lại bị bài ca ... không thể dứt điểm được công việc. Mà ở nhà thì không vào portal được. ) đó là:
- Giao diện của Portal xấu hoặc tạm gọi là không được thiết kế đẹp - cái nhãn tiền thu hút.
- Đã mất công biến dải số 192.162.78.10 thành http://portal thì sao không biến nó thành 1 cái gì đó dễ nhớ, dễ đọc, dễ viết và gần gũi như : choca, chotam, choque .... hay tang16 hoặc đơn giản là cmcsi. 1 cái gì đó gắn liền với văn hóa công ty. Rõ là được 1 công đôi việc.
- Mặc dù để trên server nội bộ nhưng xem ra các xử lý trên đó còn chậm không mượt như thao tác trên các website thường kể cả webgame.
- Các thao tác sử dụng bên trong khu vực admin không được việt hóa hết, không được chăm chút cẩn thận, khó sử dụng.
Chỉ cần 4 điều nhãn tiền này thôi cũng đủ làm khách hàng ( anh em công ty ) không thích thú để vào rồi huống chỉ lại thêm nội dung bên trong không có gì nữa thì ...

Như các bạn đã thấy để có thể nhận xét được như vậy thì có nghĩa là dự án đã triển khai vào giai đoạn thử nghiệm trước khi áp dụng thực tế.

Đọc đến đây chắc bạn tự đặt lên 1 câu hỏi: cái dự án này thì có liên quan gì đến quản trị tri thức nhỉ ? Vâng đến lúc, kc phải link giữa lý thuyết và thực tế rồi. Giống như bài viết lần trước của kc về quản trị tri thức: null là 1 thuật ngữ trong nhân sự , tạm dịch là Quản trị tri thức chứ không phải theo cách bạn hiểu : Hiểu biết về quản lý.Về cơ b...ản KM là một chuỗi các hành động để biến đổi, chuyển hóa các tri thức ẩn ( tri thức của từng cá nhân như kinh nghiệm, kiến thức, kỹ năng ) thành tri thức hiện ( tri thức tập thể như sách báo, bài viết, slide ... ) và ngược lạiKM là 1 cái nhìn, khái niệm cao hơn khái niệm đào tạo.

Để triển khai thành công cần ít nhất 3 yếu tố:
1. Nền tảng và phương pháp luận rõ ràng về KM trong toàn công ty.
2. Phần cứng: cơ sở thiết bị hạ tầng ( Phần cứng được chia làm 2 loại: offline và online )
3. Phần mềm: các chính sách chế độ chế tài, khuyến khích ..

Lợi ích của KM. Nó có rất nhiều lợi ích:
- Giảm thiểu rủi ro do nhảy việc
- Thúc đẩy, phát triển năng lực nhân viên.
- Gia tăng giá trị và hình ảnh công ty
...

Quay chở lại chủ đề offline về quản trị tri thức ở trên. Sau khi đọc các đường link của chủ thớt, kc rút ra được ( mở rộng hơn so với suy nghĩ trước kia ) đó là để tạo ra môi trường chuyển hóa thì chúng ta cần có môi trường online và offline.
Môi trường offline thì bạn vui lòng click vào link bài trước để biết rõ hơn. Còn môi trường online là những gì ? Đó chính là:
1. Phải có 1 trang tương tự như wiki: Chắc hẳn bạn cũng biết trang wiki nổi tiếng thế giới và các chức năng của nó. Bạn nên có 1 trang cho nội bộ công ty với các chức năng sau:

# Có thể chuyển từ chế độ View sang chế độ Edit
# Hiển thị lịch sử sửa đổi của trang hiện tại - cho thấy các thay đổi đã được thực hiện cho wiki
# Thêm danh mục để làm cho các trang wiki khác có thể tìm kiếm
# Thêm nội dung liên quan đến trang wiki
# Đính kèm tập tin vào các trang wiki
# Tìm kiếm văn bản đầy đủ của tất cả các trang trong wiki
2. Phải có 1 trang blog

"Blog và wiki có thể không có vẻ là khác nhau về cái nhìn đầu tiên, vì cả hai đều cho phép truyền thông tin của một người hoặc một nhóm người, và cung cấp một nền tảng cho phản hồi. Blog làm điều đó trong các hình thức nhận xét, trong khi wiki làm điều đó bằng cách cho phép người dùng chỉnh sửa trực tiếp nội dung của một trang nhất định. Đây là nơi mà sự phân biệt này trở nên rõ ràng hơn. Ví dụ, các doanh nghiệp đang ngày càng sử dụng wiki để viết tài liệu, và kết quả là tốt hơn, toàn diện hơn tài liệu hơn là một sản phẩm hay kỹ sư quản lý đơn lẻ có thể viết. Một blog sẽ không làm việc cũng cho điều này, bởi vì trực tiếp chỉnh sửa các trang là cần thiết cho người dùng để thay đổi các văn bản tương tự khi sửa lỗi, cải thiện rõ ràng và dòng chảy, và thêm các thông tin mới. Wiki là tốt hơn khi bạn muốn được chạm vào thông tin - và nâng cao - bằng cách như nhiều tay càng tốt.

Blog là một công cụ giao tiếp tốt hơn khi bạn muốn nhận được thông tin này ra cho mọi người, và muốn kích hoạt phản hồi, nhưng vẫn giữ bản gốc còn nguyên vẹn. Blog nội bộ thường được sử dụng để giao tiếp về các hoạt động như phát triển sản phẩm, các vấn đề hỗ trợ, phát hành sản phẩm, các sự kiện lập kế hoạch và các hội nghị, cung cấp thông tin cập nhật chính thức về các vấn đề misceallneous. Blog thường khuyến khích người đọc bình luận, cung cấp thông tin phản hồi mở đối thoại và trao đổi ý kiến."

3. Phải có khu vực share file: Đó chính là server riêng với những khu vực chia sẻ chung và riêng từng bộ phận.

4. Phải có diễn đàn: Diễn đàn là một nơi tốt cho phép nhân viên bắt đầu các cuộc thảo luận với những người khác. Những thảo luận này có thể bao gồm các câu hỏi, ý kiến, hoặc phản ứng với sự kiện một ví dụ các cuộc họp nhân viên cuối cùng. Diễn đàn thảo luận nội bộ quen thuộc với hầu hết các tổ chức như là bước đột phá đầu tiên của họ vào thế giới của quản trị tri thức.

5. Trang lưu chữ và chia sẻ hình ảnh giống như Photo bucket: Việc tạo ra 1 trang như vậy sẽ giúp cho công ty có thể lưu trữ các hình ảnh về sự kiện, công việc hay nội dung nào đó cho các thành viên khác về sau xem xét và học hỏi. Đây cũng là 1 cách để truyền thông nội bộ tốt, giúp công ty lưu trữ các hình ảnh 1 cách thống nhất, không có phiên bản khác không đúng định hướng.

6. Phải có 1 trang chia sẻ phim ảnh như youtube: Việc chia sẻ các video lớn / thư viện âm thanh trong công ty có tiềm năng lớn nhất cho việc học ảo, làm phong phú truyền thông doanh nghiệp, tăng cường giáo dục, quản lý và tổ chức . Người dùng có thể xem, nghe và chia sẻ âm thanh và video với bạn bè, đăng ký với các truy vấn tìm kiếm cụ thể và thậm chí tải nội dung vào thiết bị của họ để xem chúng sau này.

7. Phải có web lịch hay thông tin: một trong những công việc quản trị tri thức là việc đảm bảo cho các luồng thông tin được thông suốt trong công ty. Giả sử như việc theo dõi lịch họp của phòng họp chả hạn, nếu như nó được đưa lên 1 khuc vực nào đó mọi người đều biết đến thì nhân viên toàn công ty sẽ biết nội dung của phòng đó, team đó đang làm gì và họ có thể tham dự, hay giúp đỡ gì.

8. Phải có chat nội bộ: Có nhiều vị CEO có suy nghĩ rằng chat là một cái gì đó xấu xa mất thời gian. Nhưng theo kc nghĩ xét theo 1 khía cạnh nào đó nhất là quản trị tri thức thì nó là 1 cái có lợi. Bạn thử nghĩ xem khi bạn chat thì sẽ nhanh hơn và tiện hơn rất nhiều so với trao đổi qua mail và tiện lợi hơn nếu những trao đổi này được lưu trên server. Khi cần tìm lại thông tin, bạn chỉ cần vào phần lưu và tìm lại. Thật tiện lợi và nhanh.

9.Phải có user porfile: Có lẽ cái cuối cùng trong quản trị tri thức qua online đó là phải có 1 khu vực nào đó để lưu lại toàn bộ userprofile. Việc lưu lại sẽ giúp các thành viên tiết kiệm rất nhiều thời gian trong việc liên lạc.

Vậy là xong lý thuyết, nhìn sang dự án Portal, kc thấy Portal đã giải quyết được 1 số việc sau:
2. Phải có 1 trang blog : Mỗi 1 user đều có 1 trang blog riêng. Chỉ tiếc là không thể về nhà để vào blog viết bài được.
3. Phải có khu vực share file: Đó là server chung và khu vực tài liệu
7. Phải có web lịch hay thông tin: đó chính là trang chủ và trang quản lý phòng họp
9.Phải có user porfile:trang thông tin chung.

Dự án Portal đã đáp ứng được 4/9 yêu cầu để xây dựng cơ sở hạ tầng quản trị tri thức online. Như vậy nó có thể được coi là giai đoạn 1 của dự án quản trị tri thức online. Giai đoạn 2 và 3 của Quản trị tri thức sẽ rất dài. Chúng ta sẽ phải có các chính sách thúc đẩy, chính sách lôi kéo, vì con người luôn có tâm lý chống đối mà.

Quả là 1 bài dài. Có thể chúng ta có tất cả các điều kiện ở trên thì cũng chỉ là phần nổi của tảng băng quản trị tri thức. Câu hỏi đặt ra cho anh em và các bạn đó là: chúng ta có cơ sở vật chất ( web, phần mềm ... ) rồi thì làm thế nào để mọi người cùng tham gia vào quá trình chuyển hóa chi thức? ( Con người mà phải không các bạn ). Khó khăn và thách thức gì khi xây dựng văn hóa trao đổi chi thức ? Hy vọng trong bài viết lần sau về chủ đề này, kc sẽ có câu trả lời.

Giờ thì chúc các bạn ngủ ngon!

Bài viết được Google đề xuất đọc kèm:

4 thoughts on “Portal – Dự án Knowledge management của công ty và đôi lời …

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *